SpeakUp: segnalazione comportamenti illeciti

La Società si impegna a operare in modo etico e chiede ai suoi dirigenti, dipendenti, consulenti, collaboratori, partner commerciali e componenti degli organi sociali di tutte le società del gruppo, un comportamento allineato al Codice Aziendale di Comportamento, al Modello di organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs 231/2001, alle leggi e ai regolamenti applicabili.
In tale contesto, Italcementi ha adottato e diffuso una procedura interna denominata “Segnalazione e Gestione dei comportamenti illeciti” (o “Whistle-blowing procedure”), che fornisce strumenti e linee di comunicazione ai dipendenti per far emergere e contrastare fatti o comportamenti non conformi a leggi e regole interne da parte di chiunque sia funzionalmente legato alla società. 
 
Chi può segnalare un comportamento illecito.
Chiunque, persona o ente, interno o esterno alla Società (es: dipendenti, clienti, fornitori, altri business partner), senza condizionamenti derivanti da aree o livelli di responsabilità, anzianità di servizio, posizione aziendale, rapporti contrattuali.
 
Chi può essere oggetto di segnalazione.
Qualunque persona o ente legato funzionalmente alla Società: dipendenti, collaboratori, Amministratori e Sindaci della Società, componenti dell'Organismo di Vigilanza, Revisori dei conti, clienti, fornitori, consulenti e partner d'affari.
 
Cosa segnalare
Irregolarità contabili, violazioni antitrust, corruzione, discriminazioni e molestie, violazioni ambientali e al sistema di qualità aziendale, frodi e minacce al patrimonio aziendale, problematiche in tema di salute e sicurezza, furti, violazioni del Modello 231 e altro ancora.
 
A chi e come segnalare un comportamento illecito

(i)    Al Responsabile della Funzione Compliance (“Compliance Officer”) tramite:
-    posta cartacea all’indirizzo Italcementi S.p.A. via Stezzano 87, 24126 Bergamo; 
-    email segnalazioni@italcementi.it;
-    numero verde 800.101.170;
-    numero telefonico dedicato: +39.035.396382. 

(ii)    Attraverso la linea di comunicazione SpeakUp
-    accedendo al sito www.speakupfeedback.eu/web/heidelbergcement.it;
-    numero verde 00 800.787639 (disponibile anche in lingua italiana).

(iii)    Violazioni del D.Lgs.231/01 o del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (“Modello 231”) della Società, devono essere comunicate anche all'Organismo di Vigilanza della Società, tramite indirizzo di posta elettronica odv@italcementi.it

(iv)    Le violazioni possono essere segnalate tramite SpeakUp nei seguenti modi:
-    apertamente, fornendo il proprio nome e recapito;
-    in forma parzialmente anonima: i dati personali saranno forniti solo al gestore esterno della linea di comunicazione, che è vincolato al rispetto dell’anonimato e non li fornirà alla Società;
-    in completo anonimato (i dati personali non vengono forniti né a SpeakUp né alla Società). Tuttavia, questo tipo di segnalazione comporta il rischio che non sia possibile una efficace indagine dei fatti per l’impossibilità di poter ricevere in seguito informazioni ulteriori da parte del segnalante.
Sebbene siano preferibili segnalazioni non in forma anonima per accelerare e facilitare il processo di indagine interna, è sempre comunque garantita la completa riservatezza dei dati personali del segnalante; la forma anonima rimane un'opzione in caso di situazioni particolarmente sensibili.

Chi effettua le verifiche circa i comportamenti segnalati
La Funzione Compliance con il supporto dell’Audit di HeidelbergCement e di altre Funzioni aziendali se necessario.

Quali principi regolano la procedura

• La Società garantisce che l'autore della segnalazione in buona fede non sia soggetto ad alcuna forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione nell'ambito del rapporto di lavoro.
• La Società tutela l'anonimato del segnalante in buona fede e di eventuali testimoni.
• Saranno prese in considerazione le segnalazioni anonime solo se forniscono informazioni sufficienti, precise e dettagliate. Non saranno prese in considerazione le segnalazioni anonime che appaiano irrilevanti, destituite di fondamento e non circostanziate; non saranno inoltre prese in considerazione le segnalazioni anonime con contenuto palesemente diffamatorio.
• La Società tratterà e conserverà le informazioni relative alla segnalazione nel pieno rispetto della normativa italiana ed europea a tutela della privacy.
• Il comportamento o il fatto oggetto della segnalazione, in caso di particolare gravità, potrà essere portato a conoscenza delle Autorità di Polizia, dell'Autorità Giudiziaria o di altre Autorità competenti, unitamente ai risultati delle attività di verifica già svolte dalla Società.